УПРАВЛЕНИЕ  ЗАПАСАМИ - часть 4 (№10 "Дистрибуция и логистика" 2007г.)

Ярослав Степченков,

бизнес-тренер,

практикующий проектный менеджер,

эксперт по вопросам управления и логистики

Этап II. Построение оперативного учета (окончание)

Второй, но не менее важный вид контроля - периодический, т.е. проводимый через определенные интервалы времени. Он направлен на выявление систематических ошибок по внесению и ведению информации - как допускаемых персоналом, так и, что немаловажно, программных. Речь в данном случае идет об ошибках программирования, которые допущены как при постановке технического задания, так и непосредственно при его реализации программистами.

Исходя из опыта, могу сказать, что наиболее результативен в таких случаях выборочный контроль, в шутку называемый «ковровая бомбардировка». Суть его заключается в том, что до начала ревизии никто не знает, какие товарные позиции будут проверяться, и при этом одна и та же позиция может стать объектом проверки несколько раз подряд.

Сразу сделаю акцент, что задача такого контроля - не поймать материально ответственное лицо на хищении, а проверить систему оперативного учета компании на возникновение ошибок, в т.ч. таких, которые во время ее создания трудно или даже невозможно было предвидеть. Иногда при периодическом контроле всплывают такие вещи, о которых никто не думал, поскольку теория и практика очень редко совпадают в жизни. Теперь подробнее об этом методе.

Сразу давайте разграничим два метода выборочного контроля. Первый (будем называть его документальным), направлен на выявление ошибок при внесении данных с бумажных носителей в электронные документы или, наоборот, при печати документов с электронных форм на бумажные носители, а также на проверку корректности отражения осуществленной операции (прихода или расхода ТМЦ) в регистрах программы.

Основное назначение регистров системы 1С:Предприятие - хранение информации, формируемой документами. Как правило, пользователи не работают непосредственно с информацией, хранящейся в регистрах - получение и обработка ее осуществляются с помощью различных отчетов. В других программных средствах данный принцип может быть реализован по-другому.

Второй метод направлен на сопоставление фактического количества ТМЦ с учетным путем проведения выборочных инвентаризаций.

Основные правила периодического контроля (независимо от его вида):

1. Он проводится в определенные дни (отсюда и название «периодический»). Причем при постановке оперативного учета проверки происходят довольно часто, поскольку компании дешевле устранить ошибки при запуске системы, чем исправлять их после, по ходу работы. Еще один фактор в пользу частых проверок в начале организации учета - они не позволяют сотрудникам поддаться желанию «не делать сегодня то, что можно перенести на завтра».

Если внедрены процедуры по ведению учета и, в частности, требования по внесению в информационную систему первичных документов, первое время нужно уделить внимание тому, чтобы воспитать у персонала привычку эти требования выполнять. Некоторые компании внедряют для этого систему штрафов. Они, конечно, также могут побуждать людей выполнять предписания. Но следует учитывать, что новые задачи могут не всегда выполняться качественно не только из-за нерадивости сотрудников, но и из-за отсутствия у них необходимого опыта или знаний, большой загрузки другими функциями и пр., вплоть до такой банальной, на первый взгляд, причины, как постоянная перезагрузка компьютера. И задача периодического контроль состоит именно в том, чтобы выяснить, что мешает вести правильный и своевременный оперативный учет.

По мере того, как ошибок становится меньше, частоту проверок можно снижать, например, по следующей схеме:

• первые 3-5 месяцев с момента запуска контроль ведется с периодичностью 1 раз в 2-3 рабочих дня;
• следующие 3-4 месяца - 1 раз в две недели;
• последующие 4-6 месяцев - 1 раз в месяц;
• далее создается график так, чтобы в год проводить 15-20 тестовых проверок.

2. Оптимальное время на проведение одной проверки - 30-45 мин. Это позволяет проверить несколько позиций и в то же время на слишком сбивает людей с рабочего ритма. Нецелесообразно делать проверки более длительными, поскольку, с одной стороны, это затратно для компании, с другой - может отчасти демотивировать персонал.

Что касается вопроса, когда проводить контрольные мероприятия, то надо соблюдать простую житейскую логику - не назначать их в часы или дни, когда идет интенсивное обслуживание клиентов. Если проверки будут мешать работе, это вызовет раздражение и у сотрудников, и - что много хуже - у посетителей. Поэтому лучше проводить их либо с утра, когда персонал «просыпается», придя на работу, либо сразу после обеда, чтобы он не «уснул». Обычно для компаний, занимающихся обслуживанием клиентов, это самое неблагодарное время, а так появляется шанс провести его с пользой.

3. Непосредственная проверка должна носить характер «системной бессистемности». Звучит как тавтология, но в этой фразе есть скрытый смысл: принципы выбора объектов нужно варьировать так, чтобы нельзя было логически предположить, что будет проверяться в следующий раз. Лично я, идя на проверку, зачастую даже сам не знал, что и как буду проверять - принимал решение непосредственно на месте, руководствуясь иногда даже просто интуицией.

Системная составляющая данного принципа заключается в том, что, выбирая тип проверки, менеджер руководствуется разработанной для себя системой, основные положения которой могут состоять, например, в следующем:

а) при контроле запасов и сравнении фактического количества с учетным проверяются:

• 2-3 позиции ходовых товаров, которые отгружаются в больших количествах (определять их целесообразно с помощью АВС- и ХYZ-анализов);
• одна позиция на выбор из малооборачиваемых групп.

б) для контроля соответствия печатных документов и электронных форм, а также отчетов о движении ТМЦ данным программы выбираются:

• 2-3 документа с наибольшим числом товарных позиций, по которым были отгрузки за последний период (до нескольких недель);
• 2-3 документа с наибольшими суммами отгрузки;
• 2-3 документа, которые не попали в вышеозначенные группы.

Бессистемная составляющая - просто наобум, вне какой бы то ни было системы, выбираются и пересчитываются 3-5 товаров или документов. Особенно действенным этот метод оказывается при проверке товаров на складах, когда проверяющее лицо, идя по складу, выбирает несколько позиций, которые ему «попадают на глаза», пересчитывает количество, которое есть в наличии, и сверяет его с данными учетной системы.

По сложившейся традиции, в приложении - вариант регламента проведения выборочного контроля, направленного на отслеживание ошибок при ведении оперативного учета. Обращаю внимание, что данный регламент был разработан под конкретное предприятие, его процессы, специфику и информационную систему. Для других он может служить лишь образцом логической конструкции документа, но никак не предметом слепого копирования.

                                                      *   *   *

На этом разговор об организации оперативного учета заканчивается. Со следующего номера мы перейдем к теме обработки собранных данных для задач управления запасами. Но если у кого-то появились вопросы или желание что-то уточнить, можно обратиться в редакцию по тел. (044) 257-85-65 или e-mail: info@ukrlogistica.ckm.ua, либо непосредственно к автору по адресу mld@mld.com.ua с пометкой в теме: «Публикация в ДиЛ», и ответы будут опубликованы на страницах журнала.

Приложение

УТВЕРЖДАЮ

_____________ /                 /

«____» ноября 2007 г.

Распоряжение

о проведении выборочных ревизий на складах

С целью:

• эффективной работы складов и подразделений по ведению учета товарно-материальных ценностей, а также поддержания порядка в отчетах заведующих складами;
• оперативного нахождения и исправления возможных ошибок как в информационной базе, так и при внесении данных;
• обеспечения достоверности, точности и оперативности данных о движении и фактических остатках ТМЦ в программе 1С

приказываю

1. Каждую неделю проводить выборочные ревизии (сверка фактического количества нескольких товарных позиций с учетным) по следующему графику:

• во вторник и пятницу с 8.00 до 8.45 (до выдачи материалов со склада) - на складе сырья (5-6 позиций);
• в среду с 8.00 до 8.45 (до выдачи материалов со склада) - на складе материалов (5-6 позиций);
• во вторник и четверг с 8.00 до 9.30 (до начала комплектации и выдачи заказов) - на складе комплектующих, в пределах одной номенклатурной группы (....... и т.д.)

2. Заведующим складами:

• к времени проведения инвентарного контроля, указанному в п. 1, обеспечивать полное списание и оприходование материалов в информационной системе;
• обеспечивать максимальное содействие в проведении ревизий, помощь в подсчете материалов, беспрепятственный доступ на подотчетные склады и предоставление всей необходимой документации по товарообороту (приходные, расходные накладные и т.д.)

3. Полномочия для проведения выборочных ревизий имеют .....................

4. По результатам выборочного контроля составляется инвентарная ведомость, которая подписывается заведующим складом и лицом, проводившим проверку.

5. При обнаружении расхождений между фактическим и учетным количеством материалов начальник отдела ХХ инициирует расследование причин их возникновения. Расследование проводится в течение 3 (трех) рабочих дней с момента проведения выборочного контроля.

6. По результатам расследования, в зависимости от причины возникновения расхождения, предпринимаются следующие действия:

а) ошибка, связанная с вводом информации:

• если ошибка обнаружена в том же отчетном периоде (в пределах текущего календарного месяца), представители отдела ХХ исправляют ее в соответствующем документе непосредственно в информационной программе;
• если ошибка обнаружена в документе более ранних периодов, который закрыт для редактирования, корректировка проводится в день принятия решения о причинах ошибки путем создания корректирующих проводок (документов «Списание товаров» или «Оприходование товаров»).

б) ошибка, связанная некорректной работой информационной системы:

• представители отдела ХХ незамедлительно уведомляют об этом организацию, которая сопровождает информационную систему, и берут на контроль ее работу по исправлению возникших в информационных системе проблем. При этом корректировка проводится в день принятия решения о причинах ошибки путем создания корректирующих проводок (документов «Списание товаров» или «Оприходование товаров»).

в) хищение, или причина недостачи не может быть установлена силами отдела ХХ:

• представители отдела ХХ служебной запиской на имя ______ сообщают о факте обнаружения ошибки и прилагают копию инвентаризационной ведомости, которую отправляют в центральный офис в установленном порядке. При этом до окончания расследования в учетной системе количество недостающего товара перемещается документом «Внутренне перемещение» на склад «До выяснения».

г) излишки, причины возникновения которых не могут быть установлены силами отдела ХХ:

• инициируется служебное расследование, аналогичное описанному в предыдущем разделе (хищение, или причина недостачи не может быть установлена силами отдела ХХ), а излишки приходуются на ответственное хранение.

7. Все акты проведения выборочного инвентарного контроля хранятся в бумажном виде до окончания проведения годовой инвентаризации. К инвентаризационной ведомости подшиваются объяснительные и служебные записки, которые были созданы при расследовании причин возникновения расхождений фактического и учетного количества ТМЦ, а также копии документов, корректирующих остатки, с подписями материально-ответственных лиц. Ответственным лицом за хранение документов назначается начальник отдела ХХ.