Первый рабочий день менеджера по логистике. С чего начать?

(Журнал практической логистики Logistics, №10 2007г.)

Вы пришли на работу в новую компанию или в новый отдел. Первые две недели практически все работодатели дают на адаптацию, но редко кто из менеджеров пользуется этим «золотым шансом». Все сломя голову бросаются в бой, но почему-то быстро ломают копья. Да, вашему руководителю нужен результат, и желательно быстрый. Но и долгосрочный. И пока вас не поглотила рутина, и ваш взгляд свеж и не «замылен», изучайте СИСТЕМУ»!

Теория, проверенная опытом

           Что же такое система? Это сущность, поддерживающая свое существование и способность к функционированию благодаря взаимодействию своих частей.

            Любое предприятие - это система. Система состоит из отделов (департаментов). Отделы - из сотрудников, также представляющих собой, в свою очередь, маленькие системы. Каждая из этих подсистем функционирует сообразно своим правилам, обычаям, устоям.

            Однако поведение различных систем зависит от того, как связаны между собой их части, а не от самих частей. Во всех компаниях есть транспортная служба (или подразделения со схожими функциями) или департамент логистики. Где-то работают слаженно, где-то - нет. Но двух одинаковых предприятий (читай - систем) не существует.

            Это связано с тем, что системы функционируют как единое целое, а значит, у них есть свойства, отличающиеся от свойств составляющих их частей. Данные свойства называют эмерджентными или возникающими свойствами. Такие свойства «возникают», когда система работает. При этом они присущи только системе, и не наблюдаются ни у одной из частей.

            У многих возникнет желание разделить систему на части, изучить их. Такой метод называется анализом системы. Он полезен при решении определенного типа проблем или для понимания того, как малые системы образуют одну большую. И таким образом систему можно классифицировать по количеству элементов (частей), из которых она состоит.

            С помощью анализа мы получаем знание о составе системы. Однако, разобрав систему на части и проанализировав каждую из них, невозможно предвидеть свойства целостной системы. Понять, что представляют собой «возникающие» свойства, можно только если вы заставите систему работать и будете наблюдать ее в действии.

            Теперь самое главное. Система обеспечивает самосохранение благодаря взаимодействию частей, поэтому отношения между ними и их взаимовлияние намного важнее их числа или величины. Если части системы вступают в четко определенные и однозначные связи, такие системы считаются простыми, их поведение и состояние легко предугадать.

            Но когда элементы вступают между собой в самые разнообразные отношения, возникает связь динамичного типа. Т.е. система может пребывать во множестве различных состояний. Даже при небольшом числе элементов они могут быть соединены бессчетным множеством способов. Таким образом, становится понятно, что нельзя судить о сложности системы на основании числа ее элементов. Сложность системы определяется количеством возможных способов их соединения.

Вывод: далеко не всегда верно утверждение о том, что чем меньше элементов входит в систему, тем проще ее понять и контролировать. Все зависит от степени динамической сложности. При анализе следует понимать, с какого рода сложностью мы сталкиваемся в анализируемой системе, - детальной или динамичной. Мозаикой или шахматами.

У.Э. Деминг (отец TQM), назвал понимание системных свойств, умение видеть (моделировать) организацию как единое целое - основой, «минимумом» теоретических знаний, обязательным для каждого стремящегося к успеху руководителя.

Практика (подлежит неоднократной проверке)

Как правило, люди делают все возможное в рамках системы, в которой находятся. Результат действий определяется структурой системы, а не стараниями людей.

Чтобы усилить свое влияние на результат, нужно понять структуру системы, научиться видеть закономерности, управляющие происходящими в системе событиями.

Практическое задание 1: строим детальную модель системы

При построении модели системы мы должны учитывать, что наша система, будь то подразделение, департамент или предприятие, а может, и непосредственно сам человек, не является изолированной. Она взаимодействует с другими системами.

В этом случае при построении модели системы мы выделяем два компонента - собственно объект (модель объекта) и среда (модель среды), взаимодействующие между собой по вполне определенным законам. Такая модель называется открытой.

Строим модель объекта

1. Сначала необходимо определить объект для детального моделирования вашей системы. Так как данная публикация направлена на менеджеров, пусть и различного уровня, но все-таки управленцев, давайте считать объектом ту общность элементов, которыми может управлять (в силу своих функциональных обязанностей) данный менеджер.

 2. Построение модели достаточно просто и схоже с построением организационной структуры. Здесь главное - отобразить все детальные элементы системы. При этом, если вы линейный менеджер, мельчайшим детализированным элементом вашей системы будет ваш подчиненный. Если вы руководитель более высокого ранга, то вам придется принимать решение о степени детализации элементов вашей системы.

Обычно если выделенный из окружения объект (элемент) достаточно сложно устроен и его структура существенна для целей моделирования, то, создавая его модель, можно попытаться отразить его внутреннюю структуру. В этом случае модель строится в виде совокупности параллельно функционирующих и взаимодействующих между собой объектов. Такой подход к моделированию называется компонентным.

Строим модель среды

Сначала постараемся вспомнить все объекты, с которыми наша система взаимодействует как внутри предприятия, так и вне его. Давайте для примера возьмем транспортное подразделение виртуальной компании. С кем внутри предприятия взаимодействует данная система? С какими объектами? Бухгалтерия, складская служба, экономический отдел... Продолжите этот список самостоятельно.

Далее. С кем взаимодействует вне предприятия наша анализируемая система? ГАИ, организация, проводящая ремонт нашей техники... Продолжайте.

Зачем мы создаем модель среды, вы, наверное, уже догадались. Потому что определенные внешние объекты взаимодействуют с нашей системой и влияют на ее состояние.

Моделирование среды на данном этапе может быть осуществлено в виде простого списка этих объектов. Но при этом нужно разбить их на две группы - внутренние и внешние. Забегая немного вперед, поясню, что внешние объекты системы достаточно трудно поддаются управлению и, соответственно, их поведение и состояние обычно подлежит прогнозу (в некоторых случаях - даже с учетом возможных рисков). Внутренними же объектами можно управлять путем совместного планирования внутри одного и того же предприятия, как элементами одной большой системы.

Здесь я останавливаюсь, так как для начала дал уже достаточно много информации, которую надо освоить.

            Буду рад ответить на возникшие вопросы на страницах журнала и на сайте http://www.mld.com.ua/ . Если кто-нибудь столкнется с проблемами при выполнении практической части данной статьи, или захочет поделиться своими результатами, пишите!

 В следующем номере мы поговорим о типах существующих связей и в практической части займемся описанием существующих связей между элементами системы - как непосредственно объекта, так и связей между моделями и средой.