Кроме ошибок, возникающих по вине персонала, в информационной системе могут быть еще и погрешности непосредственно программирования. Возможны неточности и при создании и/или изменении данных о ТМЦ непосредственно в ИС. Выявить все это можно только при организации контроля. Причем он должен быть регулярным, но в то же время дешевым с точки временных и/или денежных затрат.
Можно выделить два вида контроля по времени проведения – постоянный и периодический. Первый подразумевает создание, в т.ч. в информационной системе, алгоритмов, схем и методов, которые позволяли бы без больших трудозатрат в любой момент проверить своевременность внесения данных. Чаще всего они реализуются путем дублирования данных по приходу и расходу ТМЦ. Даже если в стандартной версии программы эта процедура не реализована, ее можно настроить, потратив немного времени и денег.
Идеологию, лежащую в основе этой методики, можно сравнить с идеологией двойной записи, принятой в бухгалтерском учете, где для контроля ошибок при внесении данных на счет (дебет или кредит) делается запись с противоположным знаком на другой счет (кредит или дебет, соответственно). Это позволяет сравнивать записи и легко, без проверки всех документов, находить ошибки и расхождения. Тот же принцип целесообразно заложить в ИС для контроля правильности и своевременности внесения данных о движении ТМЦ. Только в этом случае дважды записываются операции с ТМЦ, для чего создаются два документа, различных по сути, но схожих по операции, которую они фиксируют.
Как образец, рассмотрим процесс оприходования товара. Например, в учетных системах создаются «Приходная накладная» и «Складская приходная накладная» (или «Приходный ордер» и пр.) И учет как бы проводится параллельно – запись об операции прихода делается в двух документах, которые отражают ее в разных регистрах (или складах, или областях базы данных). «Приходная накладная» обычно служит для фиксации прихода товара в компанию в натурально-стоимостном выражении (т.е. в единицах измерения ТМЦ и в денежных). «Складская приходная накладная» – для фиксации поступления ТМЦ непосредственно в место хранения.
«Изюминка» в том, что эти два документа заполняют разные люди: «Приходную накладную» – менеджер по логистике или бухгалтер (в зависимости от того, как настроены бизнес-процессы), а «Складскую приходную накладную» – непосредственно материально-ответственное лицо, которое фиксирует фактическое количество полученного товара. Осталось только технически реализовать сравнение информации.
Самое, с моей точки зрения, правильное решение – сопоставление этих документов. Оно реализуется разными путями, в основе которых лежит так называемый ввод на основании. Т.е. информация вводится в систему один раз, а в других документах копируется путем определенных программных механизмов. Это позволяет не тратить время на ввод одних и тех же данных, но установить логическую зависимость между документами для последующего анализа (например, сравнения фактического и учетного количества; определения цепочки поставки по документам, логики, которая лежит в основе партионного учета).
Хочу сделать акцент на словосочетании «партионный учет». Приходится сталкиваться с разными видами учета себестоимости товаров. Используются:

Данные методы закладываются в системах учета и, соответственно, таким же образом организуется документооборот в информационной системе. Но не будем забывать, что они являются, в первую очередь, схемами списания и расчета себестоимости. А организация документооборота не всегда служит целям управления на основе логистического подхода. Ведь многие затраты, возникающие при движении материального потока, не относятся к конкретной партии товара (запаса), а распределяются по каким-то алгоритмам, не отражающим объективную картину соотношения расходов. Законодательством при ведении бухгалтерского учета установлены свои требования к расчету себестоимости (так, например, учет по методу LIFO запрещен).
При организации управлении запасами методика расчета себестоимости, применяемая бухгалтерией или финансовым департаментом, не всегда подходит. Например, средневзвешенная методология очень удобна для бухгалтерии, но совершенно бесполезна для принятия решений при управлении материальным потоком в логистике. Для управленческих целей можно установить свои неписанные правила организации учета:

1)он должен быть только партионный, что позволит отслеживать реальные затраты по конкретной партии, поставщику, по каналу распределения и пр.
2)партиеобразующим документом всегда должна быть «Приходная накладная», в которой отражаются затраты на приобретение товара (запаса) – цена и иные затраты;

6)«Приходный ордер» отражает факт поступления ТМЦ на склад. Соответственно, если ТМЦ поступают в разные дни по одной «Приходной накладной», они должны быть приняты под отчет разными «Приходными ордерами» в момент поступления. Хотя, если все происходит в пределах одного рабочего дня или смены, такое требование может быть не обязательным;
7)если в пределах установленного на предприятии контрольного периода обнаружены незначительные ошибки, связанные с невнимательностью персонала при вводе данных, их можно исправить непосредственно в документах. Обычно на это дается до 7 дней по малооборачиваемым группам товаров и до 2 дней – по высокооборачиваемым;
8)не подлежат исправлению в документах ошибки, возникшие по вине поставщика, а именно недопоставка товара, неправильное указание товарных позиций и т.д. Они должны в обязательном порядке фиксироваться и корректироваться документами по корректировке, например, актом приемки по качеству и количеству или корректировкой взаиморасчетов. Это важно, если компания хочет контролировать качество работы поставщика, а не только задолженность перед ним.
Реализовать данную процедуру также можно по-разному.

Вариант 1 Независимое введение «Приходной накладной» и «Приходного ордера» по факту поступления документов или товара. Это позволяет достичь максимального контроля, поскольку каждая из сторон самостоятельно вносит информацию, не искушаясь желанием сократить время путем копирования данных другой стороны. Но в таком случае неизбежно дублирование операций, а впоследствии приходится делать «увязку» между данными документами для целей контроллинга.
Вариант 2 Создание одного документа на основании другого возможен, если между созданием документов в информационной системе существует временная задержка. Тогда документ, который был введен первым, служит основанием для другого. Плюс этого варианта в том, что информация для второго документа не вносится, а только копируется (экономия времени и трудозатрат). Минус–
она может быть скопирована вместе с ошибками, не обнаруженными вовремя (допущенными поставщиком или при подсчете товара на складе). При большом количестве операций приемки или отгрузки персонал физически может не успевать проверять и исправлять ошибки, которые будут накапливаться и, соответственно, искажать данные.
Вариант 3. Создание «Приходной накладной» и «Приходного ордера» на основании предшествующего документа в информационной системе. В роли такового может быть использован, например, заказ или счет поставщика. Их нельзя считать партиеобразующими, поскольку они фиксируют не факт осуществления поставки, а только намерение, но как основание для введения и «увязки» «Приходной накладной» и «Приходного ордера» использовать можно. Если, конечно, предусмотреть соответствующую «привязку». Это позволит не только сравнивать приходные документы и контролировать их правильность, но и получать дополнительную информацию, которая может быть использована при управлении запасами. В частности, о:

Такие же правила создания и контроля можно и нужно соблюдать в отношении документов, фиксирующих расходы со склада, которые по аналогии можно назвать «Расходной накладной», «Расходным ордером», «Заказом клиента» и др.
Работа по «увязке» документооборота достаточно кропотлива, но она впоследствии приносит свои дивиденды в том, что вы контролируете все ошибки, отслеживаете их динамику, можете своевременно влиять на процесс и устранять неточности, постепенно приводя информационную базу в порядок и делая всю информацию достоверной.

4.1. Таблица с данными о заказе
служит для вывода основных данных о заказе в разрезе конкретной позиции, а также интерфейсом корректировки объемов заказа. Полностью развернутая таблица представлена на Рис. 2.
Описание столбцов таблицы (слева направо)
В столбце «№ п/п» программой автоматически генерируется порядковый номер строки товарной позиции в заказе в порядке возрастания. Дублирование номеров исключается. Ручной корректировке не подлежит.
Столбец «Артикул внутренний/поставщика» содержит артикулы товарных позиций. В верхней ячейке вводится внутренний артикул товарной позиции, который используется на предприятии, нижней – оригинальный артикул поставщика (производителя). Данные артикулы хранятся в карточке товара и загружаются автоматически. Вид, формат и разрядность артикулов устанавливаются внутренней политикой предприятия и не являются предметом описания данного документа. Ручной корректировке не подлежит.
В столбце «Наименование» выводится наименования товара в формате и стандарте, удобном для использования. Вид, формат и полнота написания наименования устанавливается внутренней политикой предприятия и не является предметом описания данного документа. Ручной корректировке не подлежит.
Столбец «Единица измерения» содержит наименование единицы измерения товарной позиции. В этих единицах рассчитывается заказ. Может соответствовать учетной единице по товарной позиции или быть установлена по умолчанию для заказов. Информация загружается автоматически из карточки товара. Ручной корректировке не подлежит.

 

В столбец «Текущий остаток» выводится информация о доступных для продажи остатках данной товарной позиции на складах предприятиях на момент составления заказа. Значение выводится в размерности единицы измерения. Данные вносятся автоматически при введении алгоритма расчета оптимального заказа. Ручной корректировке не подлежат.

Столбец «В пути» предназначен для отражения информации о количестве товара по данной товарной позиции, находящемся «в пути», т.е. отгруженном со склада поставщика, но еще не прибывшем на склад покупателя. Значение выводится в размерности единицы измерения. Данные вносятся автоматически при введении алгоритма расчета оптимального заказа. Ручной корректировке не подлежат.

Столбец «Размещено в заказах» содержит информацию о количестве товара, заказанного поставщику, но еще не отгруженного. Значение выводится в размерности единицы измерения. Данные вносятся автоматически при введении алгоритма расчета оптимального заказа. Ручной корректировке не подлежат.

Столбец «Рассчитано» служит для вывода информации о результатах расчета размера заказа по конкретной товарной партии. Данные, выводимые в этом столбце, являются результатом расчета оптимальной партии встроенным алгоритмом и заполняются автоматически. Значение выводится в размерности единицы измерения. Ручной корректировке не подлежит.

Столбец «Заказать/корректировка» содержит информацию об окончательном размере заказываемой партии. Разбит на две связанные ячейки. В верхней выводится количество заказываемой продукции, нижняя служит для внесения корректировок. Верхняя ячейка заполняется автоматически и содержит количество товара, указанное в столбце «Рассчитано». Если необходима корректировка, она вносится вручную в нижнюю ячейку в виде необходимого количества товара: без знака (соответствует знаку «+») – если необходимо добавить это количества в заказе, со знаком «-» – если на данное количество необходимо уменьшить закупаемую партию. После ввода цифр в нижнюю ячейку данные в верхней автоматически корректируются путем суммирования с обязательным учетом знака. Значение вводятся в размерности единицы измерения.

Столбец «Цена/скидка» также состоит из двух ячеек. В верхнюю вносится цена за единицу товара, в нижнюю – разовая скидка, которая предоставляется на единицу конкретного наименования. Под разовой подразумевается скидка, которая дается поставщиком за объем или в связи с проведением каких-либо акций. Верхняя ячейка заполняется автоматически, цену за единицу выбирается из карточки товара. Размерность – в соответствии с валютой контракта. В нижнюю вручную вносится размер процентной скидки в формате 0.00%, что вызывает автоматическую корректировку верхней ячейки.

Столбец «Сумма» содержит суммарную стоимость заказанного товара в единицах измерения контракта. Он заполняется автоматически путем умножения значения из верхней ячейки столбца «Заказать» на значение верхней ячейки столбца «Цена/скидка». Размерность – в соответствии с валютой контракта. Ручной корректировке не подлежит.

В столбец «Вес/Паллетомест» вносятся физические характеристики товарных позиций. В верхнюю ячейку – вес брутто заказанного товара, который рассчитывается автоматически путем перемножения количества заказанных товарных позиций на вес брутто одной штуки в формате единицы измерения, введенной в данный заказ (берется из справочника товаров). В нижнюю – расчетное количество паллетомест, которое должно занимать заказанное количество товара. Данная величина также рассчитывается автоматически путем перемножения объема занимаемого единицей товара, на количество, указанное в заказе.

Рис. 3 Поле «Управление заказом»