УПРАВЛЕНИЕ  ЗАПАСАМИ - часть 1 (№8 "Дистрибуция и логистика" 2007г.). 

Ярослав Степченков,

бизнес-тренер,

практикующий проектный менеджер,

эксперт по вопросам управления и логистики

Этап II. Построение оперативного учета

Для эффективного принятия решений, в т.ч. в управлении запасами, менеджер должен иметь полную и достоверную информацию о продажах товара,  его текущих остатках и т.д. Можно сказать, что принятие хорошего решения зависит от наличия нужной информации в нужное время и из нужных источников. Если ее нет или она недостоверна, garbage in – garbage out, т.е. мусор в – мусор из. Не имея качественной и своевременной информации, менеджер не может определить, что нужно потребителю, какие запасы есть в наличии, когда надо произвести заказ на пополнение запаса. А чтобы вовремя всю необходимую информацию получать, целесообразно организовывать оперативный учет.

Как поясняет www.glossary.ru, оперативный учет – это система текущего наблюдения, контроля за хозяйственными операциями и управления ими в ходе осуществления. Он ограничивается рамками предприятия и ведется на местах совершения операций. Информация оперативного учета используется для повседневного руководства деятельностью предприятия.

В нашем случае речь пойдет о сборе информации для принятия решений в управлении запасами. При этом следует понимать, что не всегда такой учет совпадает с бухгалтерским. Основное правило, которое должно выполняться безоговорочно, – все движения ТМЦ (приход, расход) должны фиксироваться в реальном режиме времени. Т.е. как только запас прибыл или выдан со склада, это должно быть отражено в оперативном учете, независимо от того, есть ли при этом оправдательный документ установленной формы или нет.

К сожалению, некоторые компании подменяют оперативный учет бухгалтерским. А ведь он, во-первых, направлен на расчет налогов и отчетность налоговой инспекции, актуальность информации нужна только к определенной дате, и многие данные, необходимые для принятия оперативных решений, здесь могут попросту отсутствовать. Во-вторых, расход в бухгалтерском учете и фактический могут быть значительно удалены во времени или вообще не совпадать (например, если отгрузка проводится разными партиями и в несколько этапов, а в бухгалтерском учете продажа отражена одним документом). Также нельзя упускать из виду прецеденты, когда бухгалтерия в учетных системах переносит фактически произведенную отгрузку в ожидании оплаты, чтобы минимизировать налоги. Это лишь несколько доводов в пользу того, что нельзя считать бухгалтерский учет оперативным – последний должен быть самостоятельной и неотъемлемой составляющей управленческого учета.

Что считаем?

Если исходить из понимания, что оперативный учет – это сбор данных, которые менеджеры обрабатывают для получения информации и последующего принятия решений, то логично, что именно они и должны определить, что собирать, как и с какой периодичностью. Но какая именно информация нужна? Чтобы это понять, необходимо, прежде всего, решить для себя, какие модели управления запасами в компании создаются.

В прогнозировании используются два основных класса моделей: временные ряды и казуальные. Модели временного ряда не требуют никаких дополнительных знаний, связанных с экономической ситуацией, остатками запасов на складе или производственными процессами – они строятся исключительно на имеющейся числовой информации, в нашем случае – о продажах. При программировании основная задача состоит в том, чтобы определить статистическую закономерность, которой подчиняется данные, образующие временной ряд, и на ее основе построить прогноз на будущее. Казуальные модели учитывают факторы, влияющие на продажи (например, цены конкурентов, платежеспособность населения и пр.) Причем не только сами факторы в числовых выражениях, но и их взаимосвязи. Но интересно, что на сегодня нет однозначного мнения о превосходстве одних моделей над другими – в некоторых случаях модели временного ряда дают даже лучшие рекомендации, чем казуальные. Объясняется это тем, что информация, представляющая какой-то экономический или бизнес-процесс, уже содержится в неявном виде в данных продаж.

Если принято решение при управлении запасами использовать модели временных рядов, задача оперативного учета сводится к сбору корректной и своевременной информации. Здесь главное – соблюдать основные правила прогнозирования.

Первое и самое важное из них – данные должны быть достоверными и точными. Т.е. они должны соответствовать реальным операциям с запасами и отражать точное количество их поступления или расхода. Основным источником таких данных является первичная документация, (в данном случае – компонента оперативного учета, которая создается в информационной системе предприятия). Соответственно, основа для сбора информации – порядок заполнения первичных документов и внесения сведений в ИС. А эти процедуры обычно выполняют люди – заведующий складом, бухгалтер, менеджер по продажам и пр. И они, естественно, могут ошибаться, и в данном отношении прямо влияют на то, насколько верное решение по управлению запасами будет принято менеджером.

Работа над ошибками

Наиболее распространенные ошибки персонала при оформлении первичных документов – несвоевременность и невнимательность, т.е. неверное указание наименования и/или количества ценностей. Давайте разберемся, как уйти от этих ошибок или, по крайней мере, минимизировать их последствия.

Несвоевременность ввода данных может касаться как прихода, так и расхода запасов. Если эта ошибка повторяется систематически, она приводит к «раскачиванию» запасов на складах и/или в закупке, поскольку менеджер заказывает больше или меньше в зависимости от того, какая операция (расход или приход) запаздывает по регистрации в информационной системе. Чтобы избежать этой ошибки, нужно:

1. Фиксировать приход и расход в ИС вне зависимости от наличия бухгалтерских документов. Для этого в компании должна существовать первичная документация, позволяющая фиксировать движение ТМЦ в реальном времени. Например, в новой версии программы 1С:8.0 для целей оперативного учета созданы документы «Расходный ордер» и «Приходный ордер». В более ранних версиях продукта эту задачу можно было реализовать путем создания документа, который в разных компаниях назывался, например, «Приход-склад», «Складская приходная накладная» и т.п. Но суть не в названии. Главное, что материально ответственное лицо имеет возможность фиксировать движение подотчетных ему ценностей, не ожидая документов, а также, что таким образом фактически ведется параллельный учет.

Если сделать обязательной привязку к каждому расходному или приходному ордеру соответствующей накладной, которые создаются в учетной информационной системе, получается замечательный инструмент контроля ошибок. Ведь всегда можно видеть, что МТЦ были отгружены или получены на склад, но по какой-то причине не списаны или не поставлены на учет. Т.е. практически создается документ движения ТМЦ, которого нет в бухгалтерском учете. Кроме того, компания сможет отслеживать долги по отгрузке, когда в бухгалтерском учете проведен приход или списание, а в оперативном его нет. При создании несложного алгоритма сравнения можно также отслеживать различия в количестве оформленного в бухгалтерии и фактически отгруженного. Для менеджера по управлению запасами это ценная информация – он будет понимать, что уже продано, но не отгружено клиенту, или что поступило на склад, но по каким-то причинам еще не учтено бухгалтерией, и в соответствии с этими знаниями делать корректировки заказов закупаемых партий.

2. Принять меры к тому, чтобы сократить временную задержку вода информации в систему. Мы прекрасно понимаем, что информацию вносит в систему человек. А он может быть занят другой функциональной деятельностью. Да и сам процесс «вбивания» данных требует времени. В некоторых компаниях разрыв между фактическим принятием груза/отгрузкой и его фиксацией в системе может составлять до нескольких дней. Чтобы свести его к минимуму, необходимо определить регламентное время на внесение данных в ИС и жестко контролировать его соблюдение. Каждым предприятием временной интервал определяется самостоятельно, но он должен быть установлен. Например, в одной компании при внедрении оперативного учета было четко оговорено, что заведующие складами до 11.00 должны внести все данные по фактическому приходу и расходу за прошлый рабочий день. Сначала выполнение данного требования контролировалась менеджером проекта, а впоследствии процедура была заменена автоматическим запретом редактирования и внесения данных в учетную систему в «неурочное» время.

Задержки с внесением данных происходят и из-за загруженности заведующего складом разнообразными обязанностями. Нередко он откладывает эту процедуру до свободной минутки, которая выпадает редко. Как избежать этого? Есть три пути решения проблемы, которые можно применять по отдельности или в комплексе:

а) выделение специального человека для ведения учета. Сотрудник, сфокусированный только на этой процедуре, понятно, будет допускать меньше проволочек, но… это еще одна штатная единица и зарплата;

б) использование при процедурах приемки и отгрузки системы штрих-кодирования или RFID-технологий с автоматическим внесением данных непосредственно в информационную систему. Это, конечно, обеспечит и скорость, и точность, и экономию на квалификации персонала. Однако придется потратиться на внедрение технологии и программного продукта, разработку и поддержку стандарта штрих-кодирования. Да еще надо оценить, все ли поставщики используют штрих-коды, или нужно внедрять процедуру внутреннего кодирования. Если коды на входящей продукции есть, надо определить, к какой системе они относятся: применение единого международного стандарта (например, EAN-13) сводит к минимуму возможность дублирования, а при использовании разных систем надо заранее продумать процедуру идентификации товаров с одинаковыми кодами;

в) сокращение затрат времени непосредственно на ввод данных путем использования ранее созданных в ИС документов. К сожалению, многие компании практикуют в оперативном учете повторное введение данных и создание совершенно новых документов. Но нужно ли это, если отдел снабжения уже сформировал заказ поставщику, а отдел продаж выписал счет покупателю? Эти документы вполне могут служить основанием для создания первичных документов оперативного учета – нужно только скорректировать данные по фактическому количеству или исправить (добавить) наименования, если они не совпадают с фактическими. В некоторых программных продуктах это реализовано в операции «Ввод на основании».

Конечно, данная система совершенно бесполезна при централизованной системе «выталкивания», когда отгружается то, что пожелает поставщик (центральный офис). Но в таком случае можно считать основанием расходный ордер центрального склада и на его базе делать приходный ордер. Если этого нет, тогда не стоит и «огород городить».

Вторая ошибка – некорректность внесения наименований товарно-материальных ценностей – также широко распространена. Она приводит к искажению статистики продаж и, соответственно, неверному принятию решений менеджментом. Есть два основных источника таких ошибок – человеческий и системный.

Первый обычно проявляется в тех компаниях, где на оприходовании или списании ТМЦ занят персонал, который не разбирается в ассортименте и/или не понимает специфики закупки или продаж, т.е. не знает важных для покупателя характеристик товаров.

В своей практике автор сталкивался со случаями, когда один и тот же товар приходовался как разный, поскольку один поставщик писал название полностью, а второй сокращал (например, лампочка общего назначения – ЛОН). Понятно, что это вносило путаницу в статистику для прогнозирования, ведь программа воспринимала один товар, как два. А при применении методов классификации (таких как АВС-анализ) эти товары могли попасть в разные группы, и, конечно же, не в ту, где должны быть при правильном учете.

Здесь рекомендация одна: обучать персонал специфике обозначений и сокращений, которые используются как наименования ТМЦ.

Вторая, системная проблема преодолевается сложнее. Связана она с тем, что во многих компаниях бухгалтерский учет доминирует, и именно бухгалтерия устанавливает правила и решает, под каким названием вносить ТМЦ в учетную систему. Это прикрывается рассказами о «злобной налоговой», которой ничем не угодишь. Но на самом деле налоговую инспекцию мало интересует, как вы будете называть тот или иной товар – главное, чтобы она могла отследить возникновение сумм налогов при его реализации. Просто никакому бухгалтеру не хочется писать при каждой приемке приказ о том, что данный товар с таким-то наименованием от поставщика следует оприходовать под вот таким названием. А в результате и в учет, и в статистику, и в управление запасами вносится сумятица.

Одному клиенту построили красивый АВС анализ в существующей информационной системе. Менеджер не мог нарадоваться, как он работает, но.… В отчет выводилось по его товарной группе 200 позиций, а в действующем прайс-листе их было 140.  Когда начали разбираться, оказалось, что проблема все в тех же «двойных» названиях.

Чтобы с этим бороться, следует знать, что согласно ст. 5 закона Украины «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», каждая компания вправе сама определять правила ведения учета (текст Закона можно найти по ссылке http://zakon1.rada.gov.ua/cgi-bin/laws/main.cgi?nreg=996-14 на сайте Верховной Рады Украины. Никто не запрещает компании установить собственные правила и процедуры наименования товаров в учетных системах, указав это в документе, который называет «Учетной политикой». Он создается в произвольной форме, но должен определять:

Ø      в какой момент движения ТМЦ внутри предприятия наименования поставщиков изменяются на принятые в фирме, каким документом, кто его оформляет, подписывает, и как он утверждается;

Ø      кто отвечает за соблюдение процедуры оформления данного документа;

Ø      правила отнесения наименования поставщика к конкретному наименованию покупателя.

Но надо четко определить, от каких характеристик зависит, стоит ли учитывать товар как отдельный элемент. И если принимается решение поступающие от разных поставщиков товары называть по-разному, решить, как именно. Нередко бывает, что товар одного производителя поступает от поставщиков под разными наименованиями. Почему бы тогда не использовать как стандарт наименование непосредственно производителя?

Конечно, при большом количестве поставщиков и обширной номенклатуре здесь не обойтись без автоматизации. Пример локального решения  – в приложении.

А в следующем номере мы продолжим обсуждение постановки оперативного учета, которой является основной базой системы управления запасами.

Приложение

Выдержка из технического задания для постановки оперативного учета

Рис. 1 Эскиз карточки номенклатуры из технического задания

для постановки оперативного учета.

Описание интерфейса ярлыка

Таблица «Индивидуальные характеристики» содержит описание всех характеристик объекта, которые его идентифицируют. Описание и перечень таких характеристик разрабатываются отдельно для каждой товарной группы и/или категории и вводятся в действие приказом по предприятию.

Таблица заполняется следующим образом: в левом поле из раскрывающегося списка выбирается характеристика, которая необходима для описания объекта номенклатуры. Ее выбор открывает доступ к таблице описания возможных вариантов данной характеристики. Из них в правом столбце выбирается нужный вариант и вводится в ячейку. Далее при необходимости можно перейти к выбору следующей характеристики.

Ячейка «Примечание» служит для внесения контекстной информации, которая может выводиться в полное название, но не будет в дальнейшем использоваться при обработке информации в системе. Заполняется вручную. Ограничение – до 20 знаков. Не является обязательной для заполнения.

Ячейка «Штрих-код» служит для внесения штрих-кода объекта с целью дальнейшего использования для  его идентификации при обработках в технологических процессах. Не является обязательной для заполнения. Содержит только цифровую кодировку (по умолчанию поддерживает стандарт EAN-13). Заполняется вручную и/или автоматически (при условии создании алгоритма генерирования кода).

Ячейка «Артикул» предназначена для отображения артикула объекта номенклатуры. Вид, формат и разрядность артикулов устанавливаются внутренней политикой предприятия. Не является обязательным полем для заполнения. Вводится вручную.

Таблица «Синонимы артикулов» служит для хранения информации об артикулах, которые присваивают данному товару разные поставщики. Таким образом, в данную таблицу вводятся все артикулы, которые поставщики используют для данного объекта.

В ячейку «Артикул» данной таблицы вводится буквенно-цифровое обозначение объекта номенклатуры, которое использует поставщик.

В ячейке «Поставщик» из раскрывающегося списка контрагентов выбирается тот, который поставляет данный объект под таки артикулом.

Данная таблица также не является обязательной для заполнения.

Таблица «Заменители» используется для внесения информации о ТМЦ, которыми можно заменить данный объект. Она состоит из ячеек «Артикул» и «Наименование», которые заполняются путем выбора из справочника номенклатуры объектов, являющихся, по мнению  предприятия, заменителем данного. Выбор может проводиться по любой из ячеек с последующим автоматическим заполнением другой. При вводе обязательно должен проводиться программный анализ принадлежности объекта-заменителя к тому же типу и категории номенклатуры, что и заменяемый объект. Объекты-заменители определяются предприятием и утверждаются внутренним распоряжением. Таблица не является обязательной для заполнения.